Sähköpostista on tullut elintärkeä työkalu kaikille yrityksille ja yhteisöille. Luonnollisesti sähköpostiliikenteen pitäisi toimia aina sujuvasti, mutta välillä viestien kulussa voi kuitenkin esiintyä ongelmia. Tässä kirjoituksessa käymme läpi yleisimpiä ongelmia sähköpostin toiminnassa, sekä kerromme miten pystyt ratkaisemaan nämä ongelmat.

Ongelma 1: Lähetetty viesti ohjautuu vastaanottajan roskapostiin

Aina kun lähetät sähköpostia, se käsitellään vastaanottajan sähköpostipalvelussa ja pisteytetään sen mukaan kuinka suurella todennäköisyydellä kyseessä on roskaposti. Viesti ohjataan arvioinnin perusteella joko vastaanottajan saapuneet -kansioon, roskaposti -kansioon tai se hylätään kokonaan. Mikäli viesti hylätään tai siirretään roskapostiin, niin mahdollisia syitä ovat:

  • Verkkotunnuksen puutteellinen määrittely (yleinen syy)
  • Liitetiedostot (tyyppi, koko tai lukumäärä)
  • Epäilyttävät termit viestin otsikossa tai sisällössä (ns. roskapostisanastoa)
  • Puuttuva tai epäselvä lähettäjän nimi
  • Lähetysosoitteen tai -palvelimen “huono maine”

 

Tee näin jos kohtaat tämän ongelman:

  • Lisää verkkotunnukselle lähettäjän todennus SPF -tietueella – Lue tukiartikkelimme aiheesta täältä
  • Jaa tiedostot pilvipalvelusta linkin avulla, älä liitä niitä suoraan sähköpostiin. Tämä on erityisen tärkeää jos tiedostot ovat suuria tai niitä on paljon. Tiesitkö, että suosittu Google Workspace -palvelu sisältää myös pilvitallennuksen?
  • Vältä “roskapostisanastoa”. Esimerkiksi kuluneen vuoden hittitermi “koronavirus” on nopea tie roskapostisuodattimen syyniin. Yksittäisten sanojen ei kuitenkaan pitäisi vielä johtaa roskapostiin, vaan suodattimet arvioivat viestiä kokonaisuutena. – Katso esimerkkejä sanoista täältä 
  • Varmista, että sähköpostitilillesi on määritetty siisti ja kompakti lähettäjän nimi. Lähettäjän nimi syötetään sähköpostista riippuen joko sähköpostipalvelun- tai sähköpostiohjelman asetuksissa.

 

Ongelma 2: Lähettämäni uutiskirjeet ja markkinointiviestit menevät herkästi roskapostiin

Toinen hyvin yleinen ongelma, minkä saatat kohdata on lähetysongelmat uutiskirjeissä tai markkinointiviesteissä. Yleisin ongelmanaiheuttaja on vanhentunut kontaktilista ja siitä seuraavat epäonnistuneet lähetykset. Sähköpostipalvelut alkavat pian epäillä lähettäjää roskapostittajaksi kun viestejä lähetetään toimimattomiin osoitteisiin.

Mikäli vastaanottajia on yli sata, niin on syytä harkita erillisen markkinointityökalun hyödyntämistä.

 

Yleisiä vinkkejä massapostitukseen:

  • Lähetä viestejä vain suostumuksen antaneille
  • Tarkasta, että yrityksesi tietosuojaseloste on kunnossa
  • Anna helppo mahdollisuus poistua postituslistalta
  • Älä lähetä viestejä käytöstä poistuneisiin osoitteisiin. Reagoi ilmoituksiin epäonnistuneista lähetyksistä ja siivoa kontaktilista säännöllisesti.

Jos lähetät viestejä paljon, niin suosittelemme harkitsemaan sähköposti -ja markkinoinninautomaatiotyökalua. Loistava työkalu on esimerkiksi meidän tarjoama ActiveCampaign.

Voit tarkastaa käytöstä poistuneet osoitteet kätevästi osoitteesta https://email-checker.net/validate

 

Kuten huomaat, moni asia vaikuttaa sähköpostin kulkuun ja toimivuuteen. Moni asia kuten verkkotunnukselle tehtävät muutokset vat kuitenkin onneksi asioita, jotka täytyy tehdä kertaalleen eli jos et ole ottanut yllämainittuja asioita käyttöön sinun omassa liiketoiminnassa, niin suosittelemme kovasti niiden implementointiin.